RSS לפוסטים RSS לתגובות 228 מאמרים ו- 1,988 תגובות עד כה מאז 2005

תצפיות וראיונות בגראץ, אוסטריה

שלשום חזרתי מגראץ בדרום אוסטריה היכן שביצעתי ביחד עם שני קולגות תצפיות וראיונות עם אחת החברות שמהוות מקרה מבחן בעבודה על פרוייקט המחקר APOSDLE. מדובר במרכיב אחד בתהליך ההערכה של אב הטיפוס השני שיותקן בחברה בקרוב והמטרה העיקרית שלנו היתה להכיר את הסביבה האירגונית והאופן בו מתבצעת העברת ידע פורמאלית ולא פורמאלית בין העובדים. זאת היתה "הערכת טרום-התקנה" והערכה נוספת ("פוסט-התקנה") תתבצע לאחר תקופת שימוש באב הטיפוס בכדי לבצע השוואה בין הממצאים.

החוויה היתה מאוד מעניינת ומעשירה ולמדנו המון על סביבת עבודה ואנשים שבמשך חודשים רק קראנו עליהם במסמכים של הפרוייקט. האופי הבין-לאומי של הפרוייקט (אנגליה, גרמניה, אוסטריה, איטליה, צרפת) אינו מאפשר גישה פיזית נחה לשותפים השונים המעורבים בפרוייקט ואני מרגיש שביום אחד במשרדי החברה למדתי יותר מכפי שלמדתי עליה בחמישה חודשים. העניין הספציפי שלי היה להתרשם וללמוד על האווירה החברתית והאירגונית במקום ולבחון בין השאר את מידת הפורמאליות וכיצד החלל הפיזי ומה שממוקם בו תומך או מקשה על העברה ושיתוף ידע בין עובדים.

תכנון התהליך

אחד האתגרים הגדולים שניצבו בפנינו היה תכנון היום בחברה, בייחוד לאור העובדה שהוא אמור להתבצע בעוד שלוש חברות נוספות ולשם השוואת ממצאים היה חשוב לשאוף לאחידות כלשהי בתהליך איסוף המידע. השאלות המנחות הן: "מה אנחנו רוצים ללמוד?", "איזה מידע אנחנו צריכים לאסוף?" ו-"מהן הדרכים הכי טובות ואפשריות לאסוף את המידע הזה?". ברקע עלינו לזכור שיקולים קונטקסטואלים כמו למשל העובדה שמדובר באנשים מאוד עסוקים שחלקם אולי יתקשה להביע את עצמו באנגלית.

האופי האיכותני (Qualitative) של התהליך הקשה על היצמדות נוקשה לשאלות בייחוד בגלל שבשטח קורים דברים ונחשפים לדברים חדשים שאי אפשר לצפות מראש. בנוסף, מדובר בארבע חברות שונות מבחינת גודל, תרבות ותחום עיסוק ולא ניתן להגיע לסוג של דיוק שיאפשר השוואה מדעית. מהסיבות הללו הוחלט שנגיע למקום עם שאלות מנחות ונהיה פתוחים וגמישים בכדי לתעד דברים חדשים שלא תיכננו. כך למשל מההיבט החברתי הגדרנו שאלות כמו "האם אנשים פונים אחד לשני בשמם הפרטי או בשם תואר ומשפחה ("מר שמידט")?", "האם העובדים אוכלים ארוחות צהריים ביחד או בנפרד?" ו-"האם ישנו קוד לבוש? ואם כן, מהו?"

כל אלה נועדו לתעד את האווירה האירגונית שיכולה לתמוך או להקשות על העברת ידע אפקטיבית בין עובדים. היה לנו חשוב ללמוד מהעובדים עצמם באמצעות ראיונות על שגרת היום שלהם ובאלו כלים הם משתמשים בדרך כלל, בעיקר בשביל לשתף אחרים במידע וידע. מכיוון ש-APOSDLE היא מערכת הפועלת כרגע רק על המחשב האישי של המשתמש, רצינו ללמוד כיצד מתחלק הזמן של העובדים בין עבודה במשרד לפגישות ואירועים אחרים מחוצה לו. היה ומרבית העבודה, או חלק ניכר ממנה מתבצע מחוץ למשרד, עד כמה כלי שמוגבל למחשב האישי יהיה שימושי?


גראץ

מתלכלכים בשטח

החברה בה ביקרנו היא חברת ייעוץ לניהול ידע וחדשנות כך שמההתחלה היה מסקרן לראות ולשמוע כיצד היועצים מנהלים בעצמם את הידע באירגון. מדובר בחברה קטנה של 8-10 עובדים אשר רובם שותפים ועובדים כיועצים עם לקוחות ברחבי אוסטריה. הגענו בשעת בוקר מוקדמת למשרדי החברה ואת פנינו קידמה אשת הקשר איתה אנו עובדים על הפרוייקט ובמשך קרוב לשעה דיברנו איתה ועם אחד המנהלים הלוקח גם הוא חלק פעיל ב-APOSDLE. הם היחידים בחברה שמעורבים בפרוייקט ולקראת ערב במהלך ישיבת צוות הפרוייקט הוצג בפניהם לפני שאנו הצגנו את יומן המשתמש המקוון בו חלק מהעובדים יצטרכו להשתמש לפני ואחרי התקנת אב הטיפוס.

מהרגע שנכנסנו למשרדים היינו במצב קליטה מוגבר והעיניים התרוצצו על הקירות, השולחנות והמדפים בעוד אנו כותבים ומצלמים דברים שונים. החברה הפכה בין רגע מפיסקה יבשה במסמך עם שם ארוך לסביבה פיזית חיה ונושמת. צחוקים נשמעים מכיוון המטבח וריח חזק של קפה מקדם את כל מי שמגיע למשרד אחרי תשע וחצי. המקום מעוצב עם סטייל ונראה כמו משרד ארכיטקטים או מעצבי מוצר. רצפת עץ, שולחנות עגולים גבוהים באיזור המטבח ויצירות אמנות על הקירות. היועצים שלוגמים את הקפה של הבוקר עוברים על ניירות ביחד ומסמנים עליהם כל מיני דברים.

מבחינה חברתית-אירגונית מתבהרת תמונה של מקום קטן, דינמי ושוקק חיים בו העובדים שמתוקף תפקידים עובדים על פרוייקטים לבד למעשה עובדים כצוות ותומכים אחד בשני. על אחד הקירות בחדר הישיבות בו ניהלנו את השיחה עם אשת הקשר ואחד המנהלים ישנם שירבוטים ומילים בצבעים עזים על קיר לבן הנראים כמו תוצאה של סדנת סיעור מוחות. הקיר הצבעוני יוצר אווירה מאוד נחה, לא מאיימת ויצירתית.

כאשר מתצפתים רואים הרבה דברים אך קשה מאוד, וכמעט בלתי אפשרי, להבין את המשמעות שלהם. אנו תלויים באנשים בכדי להבהיר ולתאר את פשר הממצאים וכאשר שאלנו מה עומד מאחורי הקיר המקושקש נאמר לנו שהוא צוייר על ידי העובדים בערב חגיגי כאשר החברה עברה למשרדים וערב כלל פעילות של סיעור מוחות כיפי סביב פרוייקט דמיוני. לפתע הקיר המקושקש הופך לארטיפקט קולקטיבי שמזכיר למי שהיה שם את אותו ערב ומשרה אווירה של כיף ויצירתיות. הוא נראה קצת שטותי ולא רציני אך זאת בדיוק המטרה. כאנשים שעוסקים בייעוץ בתחום של חדשנות הם רוצים וצריכים לשדר חשיבה שונה ומפתיעה. לדעתי הם עשו את זה בצורה מצויינת.

כמה ממצאים עיקריים

קצרה היריעה מלתאר את כל היום ולצערי איני יכול לכלול כאן את הצילומים הרבים ומעניינים שצילמתי במקום. היה מאוד מעניין ללמוד שאיזור שתיית הקפה במטבח נקרא על ידי כולם The Communication Room וכי בכל בוקר ואחרי ארוחת צהריים, במיטב המסורת האוסטרית היועצים שותים קפה ביחד על השולחנות המוגבהים תוך כדי שהם מחליפים חוויות מעבודה על פרוייקטים, מייעצים אחד לשני ודואגים להיות מעודכנים לגבי מה שקורה. השיגרה הזאת מאוד חשובה להם היות ורובם מעבירים את חצי משבוע העבודה מחוץ למשרד וישיבות צוות פורמאליות מתאפשרות רק אחת לחודש.

אחד הממצאים שריתקו אותי במיוחד היה שלט קטן מחובר באטב לחוטי ברזל צבעוניים ששימשו סוג של רגליים, עליו נכתב בכתב יד: "אודה לכם אם תקראו ותכתבו הערות". כאשר שאלתי מה פשר החפץ המוזר נאמר לי שנהוג לשים אותו על חומר מודפס ב-Communication Room כדי שאחרים יוכלו לעיין בו בזמן שתיית הקפה. בתור מישהו שעוסק בפיתוח טכנולוגי השאלה האוטומטית שלי היתה: "למה פשוט לא לשלוח מייל קבוצתי עם קובץ מצורף?" והתשובה היתה שמייל נראה פחות דחוף מבקשה אישית כתובה הממוקמת בחלל פיזי וכי קל יותר לשרבט הערות על חפץ פיזי בזמן הפסקת הקפה מאשר להפסיק את שיגרת העבודה, להוריד את הקובץ למחשב, לפתוח וורד ולהתחיל להקליד.

זאת היתה דוגמא מאוד מעניינת לאופן בו במציאות של מחשוב מבוזר וטכנולוגיה המקיפה אותנו עשרים שעות ביממה, חפץ פיזי הומוריסטי שיוצר בשלוש שניות מהווה הסחת דעת מבורכת ויכול להיות יותר אפקטיבי מכל מערכת ממוחשבת. כמובן שמדובר במקרה הזה בחברה מאוד קטנה עם דינמיקה חברתית חיובית ולמרות שהיועצים משתמשים הרבה במייל ותוכנות שיתוף קבצים שונות, הם משלבים גם "עבודה מסורתית" שמתאימה לסביבה.

חזרנו עייפים אך מאוד מרוצים

החוויה היתה מרתקת ולא ציפיתי לכזאת כמות של עושר קונטקסטואלי. עבודת התיצפות הרגישה כמעט כמו בלשות כאשר צריך לסרוק את הסביבה ולהבין מה פשר ממצאים שונים. אחד האתגרים הגדולים ביותר הוא לתעד את העושר הזה בצורה כתובה ומצולמת וכמובן לדעת מה לעשות איתו לאחר מכן. חלק מהיועצים אותם ראיינו התקשו לעיתים להביע את עצמם באנגלית ולמזלי אחד הקולגות איתם הגעתי דיבר גרמנית. את חלק מהראיונות נאלצנו לערוך במשרד משותף וזה לא היה אידיאלי כי יכול להיות שהיו דברים בנוגע לוויקי שאף אחד לא משתמש בה שאולי רוככו קצת בגלל הנוכחות של קולגה בחדר.

אחת המסקנות העיקריות שלי היא שצריך להגיע לתצפית עם ראש פתוח, ולמרות שנשענים על תוכנית מסויימת בכדי לספק מסגרת והכוונה, חשוב לפתוח את העיניים ולתת לסביבה ואנשים להפתיע אותנו. אי אפשר לתכנן תצפית ברמה מתמטית ומדובר בצורך ללמוד ולהתרשם. תחושת הזרות הבלתי נמנעת מחייבת קשר רצוף עם אנשים שפועלים בה בכדי להבין את המשמעות של דברים שונים אחרת הם נותרים בגדר חידה.

המטרה שלנו היתה ללמוד כיצד עובדים בחברה משתפים אחד את השני בידע ולומדים בצורה אקראית תוך כדי עבודה לפני ההטמעה של האב טיפוס השני של APOSDLE. חלק התבקש למלא יומן משתמש מקוון בכדי שנוכל ללמוד על החוויות והרשמים שלהם הן מהמערכת עצמה והן בנוגע לעבודה השוטפת שלהם. אני מרגיש שהשגנו את המטרה לשמה הגענו לגראץ ומבחינתי, חלק מקהל היעד של המוצר נהיה משהו מאוד מוחשי ואנושי וזה כנראה ההישג הכי גדול.

RSS לתגובות לפוסט זה

הוספת תגובה